Elektronische Kommunikation


Mit den nachfolgenden Regeln bestimmt die Verbandsgemeindeverwaltung Nastätten die Grundsätze für die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung.

Wichtige Hinweise für die elektronische Kommunikation (E-Mails)

1. Zugangseröffnung
Die Verbandsgemeindeverwaltung Nastätten bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an. Wir eröffnen den Zugang (nach § 3a Abs. 1 VwVfG) nach Maßgabe der folgenden Bedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Nastätten und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden etc.) gelten. Die elektronische Kommunikation erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail (siehe Ziffer 2), sofern nicht ausnahmsweise die Schriftform gesetzlich angeordnet ist. Die Schriftform kann in der Regel durch die formgebundene elektronische Kommunikation (siehe Ziffer 3) ersetzt werden. E-Mails dürfen eine Dateigröße von 5 MB (Megabyte) inklusive Dateianhängen nicht überschreiten.
Wurde eine elektronische Kommunikation von Ihnen eröffnet (durch einfache oder formgebundene elektronische Kommunikation), geht die Verbandsgemeindeverwaltung Nastätten davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr akutelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen.

2. Formfreie Kommunikation
Für eine formfreie elektronische Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) steht Ihnen unsere zentrale E-Mail-Adresse post@vg-nastaetten.de zur Verfügung. Weiterhin können natürlich an alle auf unserer Internetseite www.vg-nastaetten.de angebotenen oder auf dem Briefkopf der Verbandsgemeindeverwaltung Nastätten ausgewiesenen E-Mail-Adressen formfreie Nachrichten/Mitteilungen gesendet werden.

3. Formgebundene (rechtssichere) Kommunikation
Eine formgebundene Kommunikation ist dann erforderlich, wenn z.B. eine Rechtsvorschrift die Schriftform anordnet (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift zwingend vorgeschrieben) und diese durch die elektronische Form ersetzt werden soll.
Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Für eine formgebundene elektronische Kommunikation muss Ihr Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein. Hierzu benötigen Sie zwingend eine Signaturkarte eines akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieters und ein entsprechendes Lesegerät für Ihren Computer. Der Kontakt mit der Verbandsgemeindeverwaltung Nastätten erfolgt über die „virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz (VPS)“ [https://www.rlp-service.de]. Dazu bieten wir Ihnen zwei Möglichkeiten.

3.1 Registrierung bei der VPS
Mit der Nachrichtenerfassung innerhalb der „virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz“ können Sie über eine gesicherte Internetverbindung Nachrichten an die Verbandsgemeindeverwaltung Nastätten übertragen und diesen Nachrichten qualifiziert signierte Dokumente beifügen . Hierzu ist eine einmalige Registrierung notwendig, die die Erfassung Ihrer Adressdaten umfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Freischal-tlink. Nach der Aktivierung des Links können Sie die virtuelle Poststelle für den oben beschriebenen rechtssicheren Kommunikationsweg (in Verbindung mit Ihrer Signaturkarte) nutzen. Die Registrierung mit entsprechender Zugangseröffnung bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie die Übermittlung der rechtssicheren Post durch eine Quittung (dem sog. Laufzettel) bestätigt bekommen.

3.2 Direkte E-Mail, keine Registrierung bei der VPS
Wenn Sie sich nicht, wie unter Nummer 3.1 beschrieben, registrieren möchten, bieten wir Ihnen hiermit die Möglichkeit, rechtsverbindlich auch direkt per E-Mail mit unserer Verwaltung zu kommunizieren.
Die von Ihnen qualifiziert signierten Dokumente können ausschließlich an die E-Mail-Adresse vg-nastaetten@poststelle.rlp.de gesendet werden.

3.2.1 Voraussetzungen und Hinweise für den direkten E-Mail-Verkehr
Absenderangaben
Für eine weitere Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich.
Verschlüsselung der Dokumente
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie diese verschlüsselt an die Verbandsgemein-deverwaltung Nastätten senden. Dies empfehlen wir insbesondere bei der Übertragung Ihrer personenbe-zogenen Daten. Das öffentliche Verschlüsselungszertifikat unserer Poststelle zur Verschlüsselung Ihrer Dokumente können Sie als ZIP-Archiv (download hier) oder als Zertifikatdatei (download hier) abrufen.

3.2.2 Unterstützte Formate und Signaturkomponenten
Die von uns unterstützten Dateiformate und Signaturkomponenten finden Sie auf der Internetseite http://www.rlp-middleware.de/vps-technik.htm. Wichtig!! Bitte prüfen Sie dort unbedingt, ob wir die mit Ihrer Signatursoftware und Signaturkarte erstellte Datei verarbeiten können.

3.2.3. Signatursoftware/Equipment
Wenn Sie das technische Equipment (Signaturkarte und/oder Kartenleser) über ein Trust-Center erworben haben und nicht im Besitz einer Signatursoftware sind, können Sie unter der URL http://www.seccommerce.de/de/produkte/webcontrust/secsigner/secsigner.html eine kostenlose Signatursoftware herunterladen.

4. Ansprechpartner
Haben Sie fragen zu der elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Nastätten, so steht Ihnen unser Signaturkoordinatorin Frau Michel unter der Rufnummer (06772) 802-11 oder per E-Mail angela.michel@vg-nastaetten.de zur Verfügung.

5. Hinweise und rechtliche Besonderheiten

5.1 Betreiber der virtuellen Poststelle
Landesbetrieb Daten- und Information (LDI)
Valenciaplatz 6
55118 Mainz
Telefon : (0180) 2000 620
Telefax : (06131) 605-145
E-Mail: HelpDesk@ldi.rlp.de

5.2 Rechtliche Besonderheiten
Allgemeine Benutzungsbedingungen der Virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz (AGB VPS) Die VPS wird durch den oben genannten Betreiber zur Verfügung gestellt. Die Nutzung der VPS erfolgt auf Grundlage der „Allgemeinen Benutzungsbedingungen der Virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz“ (AGB VPS). Die AGB VPS stehen hier zur Ansicht und zum Download unter www.rlp-middleware.de/dokumente/AGBVPS0207.pdf bereit. Durch Nutzung der VPS erkennt der Nutzer die AGB VPS an.
Sicherheitshinweise
Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur k an n nur mit Hilfe einer der zugelassenen Signaturkarten (http://www.rlp-middleware.de/vps-technik.htm) erfolgen. Nur dadurch k an n die sichere Identitätsfeststellung des Absenders gewährleistet werden. Der Absender trägt dafür Sorge, dass weder die Karte noch der PIN zur Erzeugung der qualifizierten elektronischen Signatur in den Besitz eines Dritten gelangen. Alle „elektronisch unterschriebenen“ Dokumente gelten als von dem Kunden übermittelt, für den das in der Signaturkarte ausgegebene, gültige Zertifikat ausgestellt ist. Eine dennoch erfolgte, missbräuchliche Verwendung durch einen Unbefugten gilt als vom Absender ausgeführt, wenn das Zertifikat zum Zeitpunkt der missbräuchlichen Nutzung gültig war. Für den Absender gelten im Übrigen die mit dem Herausgeber der Signaturkarte geschlossenen vertraglichen Vereinbarungen.
Gewährleistung/Haftung
Die Nutzung der virtuellen Poststelle erfolgt auf eigene Gefahr. Für eventuell auftretende Schäden an Ihrem Computersystem übernehmen wir keine Haftung. Die Verbandsgemeindeverwaltung Nastätten übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Verbandsgemeindeverwaltung Nastätten sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor.
Datenschutz
Absender und Betreiber sind verpflichtet, alle persönlichen Daten in Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu behandeln.

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